3 razones por las que debes tener al día la contabilidad de tu negocio
Llevar la responsabilidad de un negocio no es un asunto cualquiera. Desde la perspectiva en la cual estés situado, podrás ver que la contabilidad puede ser un medio o un fin. Es decir, será un medio, en la medida que pueda dar cumplimiento a las obligaciones con hacienda, ya que a partir de sus datos es posible elaborar las declaraciones fiscales. Y, dicha contabilidad será un fin en sí ya que es capaz de revelar el funcionamiento de la empresa.
Lo ideal resultaría llevar la contabilidad de tu negocio al día. No obstante, normalmente quien hace la contabilidad sólo fija su atención en las facturas y lleva la cuenta de las declaraciones cada trimestre, llegando al punto de olvidar que hay otros datos, además de los anteriores, que también son necesarios. Por ejemplo, aquellos relacionados con la tesorería, como los pagos y los cobros que se hacen por medio del banco, o en efectivo; igualmente importantes son los gastos por concepto de seguridad social, y del personal, entre otros gastos financieros.
Esta información es útil para la empresa, sin ella no puede decirse que la contabilidad esté terminada. Una vez que toda la información es recabada, y está actualizada, es que se puede tomar ventaja de ella y examinar cómo tener un negocio más rentable.
¿Por qué es importante llevarla al día?
Primeramente, es importante aclarar que las sociedades están bajo obligación de llevar una contabilidad, de acuerdo a lo establecido en el Código de Comercio. Dicha obligación no compete a las personas físicas. Sin embargo, pese a que el independiente solamente lleve libros de registro, esto no quiere decir que no sea recomendable llevar una contabilidad con mayor profundidad. A continuación, descubrirás por qué.
1.- Podrás tomar decisiones que repercutirán en la “factura fiscal” del ejercicio
Lo que más le interesa conocer a un empresario, son las ganancias o pérdidas que registre la actividad que desarrolla, ya que dependiendo de ello, tributará más, o menos.
Cada 6 meses, después del cierre del ejercicio, se liquidan los impuestos que gravan el beneficio. Esto aplica para el Impuesto de Sociedades, así como para los autónomos con el I.R.P.F.
No obstante, dependiendo del análisis de estos datos, llevado a cabo con un tiempo de anticipación, se podrá decidir, y esto repercutirá en la tributación.
- Es decir, si había considerado realizar más gastos a futuro, se podría adelantar a este ejercicio, y lograr así reducir la tributación.
- También es conveniente cerrar las operaciones por venta al inicio del próximo ejercicio, sin aumentar la progresividad del impuesto durante el año.
Llevar una contabilidad también podrá ser útil para conocer, de manera anticipada, el importe a pagar luego, y esto es un detalle relevante para poder tomar las previsiones necesarias.
2.- Podrás conocer cuánto te deben y quiénes te deben
Muchos titulares, de pequeñas empresas especialmente, suelen llevar la contabilidad de su negocio de manera mental, tal como lo que deben pagar, y cuánto les deben. Sin embargo, confiar solamente en la mente para tener todos estos datos, tiene sus desventajas, además del agotamiento mental, algún fallo de memoria, o estrés, esto podría implicar pérdidas para dicho negocio.
En cambio, si llevas de manera actualizada la información de tu empresa, y la tienes guardada en el ordenador, podrás conocer con exactitud lo que debes pagar, y también a quiénes debes pagarlo, si a proveedores, seguridad, social, hacienda, al banco, a los trabajadores, entre otros.
Ahora bien, si la contabilidad de tu empresa está actualizada, con solo darle a una tecla del ordenador podrás saber exactamente:
También podrás ver fácilmente quiénes te deben, bien sea hacienda, clientes u otros deudores, y la cantidad exacta que deben pagarte.
Manejar un sistema de contabilidad computarizado también te permitirá conocer los detalles de IVA que debes pagar, y el momento en el cual debes hacerlo.
Esto supone un gran apoyo, ya que podrás tomar previsiones de manera precisa, en materia de tesorería, además de tener una mente despejada.
3.- Tu asesor estará agradecido
Tu asesor sabrá apreciar que tú, como cliente, puedas suministrarle los datos con anticipación, lo cual también le permitirá ofrecerte un mejor servicio.
Una vez que proporciones datos exactos, y a tiempo, tu asesor podrá trabajar mejor:
- Tendrá menos probabilidades de error, ya que tendrá el tiempo necesario para dedicarlo a tus datos, y esto es algo que también te resulta conveniente a ti. Pues, si cada cliente entrega los documentos un día antes de hacer la declaración trimestral, evidentemente el asesor no tendrá al tiempo como aliado para el trabajo que dedica a cada empresa.
- Te prestará un mejor servicio, puesto que si tus datos están actualizados, él podrá darte los reportes necesarios para que puedas tomar decisiones acertadas, y tomar previsiones.
- Serás parte de sus mejores clientes, dado que colaboras en que el servicio sea lo más preciso y mejor posible.
Como podrás observar, llevar al día la contabilidad de tu negocio sólo se traduce en ventajas, tanto si la llevas tú mismo como si la lleva un asesor.